Amsterdam Museum, Judith van Gent

Inhoudsopgave

Algemene informatie
Samenvatting
Digitalisering, organisatie en projecten
Meedoen aan Europeana
Route naar Europeana
Investeringen in tijd, geld, toekomst

Amsterdam, 21 maart 2011
______________________________________________________________________________

1. Algemene informatie

Wie?
Judith van Gent, teamleider Documentatie & Fotografie, Amsterdam Museum (zie ookTwitter en blog). Kunsthistorica en informatiespecialist. Promoveerde in februari 2011 op een proefschrift over het leven en werk van portretschilder Bartholomeus van der Helst (1613-1670).

Favoriete object Amsterdam Museum?

De overlieden van de Kloveniersdoelen (1655), door Bartholomeus van der Helst

Omvang collectie?
70.000 objecten, groei van gemiddeld 500 objecten per jaar. Sinds maart 2010 is de gehele collectie online toegankelijk.

Aantal bezoekers?
In het museum zelf 200.000 per jaar, website 162.500, blog 53.000. AHM collectie online40.000, met als meest bekeken object het Gezicht op Amsterdam in Vogelvlucht (1538) van Cornelis Anthonisz.

Digitale samenwerkingsprojecten?

AdamNet, de digitale bibliotheek van Amsterdam
Digitale Museale Collectie Nederland
ED*IT, onderwijsplatform
Geheugen van Nederland
Migrantenerfgoed (IISG, Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis)
Modehuis NL, eentoekomstige website waarin meerdere Nederlandse museale kostuumcollecties worden ontsloten
MuseumApp, een interactieve tour in samenwerking met Waag Society
Nationaal Historisch Museum, met de verhalen van Geheugen van oost en Buurtwinkels
Oneindig Noord-Holland, Provincie Noord-Holland
Plaatsen van Betekenis, met een internationale en meertalige webgids met plaatsen die cultuurhistorisch van betekenis zijn
Virtuele museumtour voor Museum Willet-Holthuysen met de Vereniging van Rijksmusea, het Muiderslot en Keramiekmuseum Princessehof (in ontwikkeling)
Vrije Universiteit Amsterdam (VU), onderzoek naar semantisch zoeken in Europeana
Wikimedia Commons, voor gebruik in Wikipedia

Terug naar boven
______________________________________________________________________________

2. Samenvatting

Zoveel mogelijk delen en hergebruiken, dat is het devies van het Amsterdam Museum als het om haar digitale collecties gaat. Meedoen aan Europeana lag dan ook voor de hand. Drijvende kracht achter de digitalisering is Judith van Gent, teamleider Documentatie en Fotografie.

“Het Amsterdam Museum beheert de historische collectie van de stad Amsterdam en daarmee van alle Amsterdammers. Maar onze collectie is ook internationaal van belang, alleen daarom al doen we mee aan Europeana”, stelt Van Gent. Pionieren met het ontsluiten van de digitale collectie zit in de genen van het museum. Ook als het om Europeana gaat. Zo doet het museum met haar collectie mee aan een experimenteel project van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) voor semantisch zoeken. In de toekomst ziet Van Gent het liefst dat de collectie via Europeana toegankelijk is via eenAPI, die direct doorlinkt naar de database van het museum.

Digitalisering, organisatie en projecten

De collectie van het museum staat online sinds maart 2010. Sindsdien doet het museum mee aan tal van bestaande digitale projecten en experimenteert het enthousiast met nieuwe. Van Gent heeft vooral hoge verwachtingen van Wikipedia. Wikipedia kreeg bij haar tienjarig bestaan in 2010 een wel heel bijzonder cadeau: de hele collectie van het Amsterdam Museum. Het museum werkt nu aan het stapsgewijs ontsluiten van de collectie op de digitale encyclopedie.

Meedoen aan Europeana

De collectie van het Amsterdam Museum staat in de Digitale Museale Collectie Nederland klaar voor Europeana. Daar is het nu wachten tot instellingen de rechten van hun collecties hebben georganiseerd, eerder kan Europeana de metadata niet harvesten. Voor de historische collecties van het Amsterdam Museum zijn die rechten geen punt. Van Gent hoopt dan ook dat de collecties van het museum spoedig via Europeana te vinden zullen zijn, zodat bezoekers deze kunnen gebruiken én hergebruiken.

Route naar Europeana

Van Gent leidt het Amsterdam Museum via twee wegen naar Europeana. Niet alleen door de collectie aan te bieden aan de Digitale Museale Collectie Nederland, maar ook via de VU. De VU beschikt over alle metadata van het museum om te experimenteren met semantisch zoeken op Europeana. Bijzonder is ook dat niet alleen Europeana de metadata van het museum straks harvest, maar dat dit ook gebeurt via het onderwijsplatform ED*IT. Dat betekent dat de metadata geschikt moeten zijn voor zowel toepassingen in het onderwijs als voor algemeen gebruik op Europeana.

Investeringen in tijd en geld, toekomst

Voor standaardgebruikers van een collectieregistratiesysteem als Adlib vergt het gereedmaken van de metadata voor Europeana nauwelijks tijd. Maar het Amsterdam Museum is geen standaardgebruiker. Het museum gebruikt extra contextuele informatie en heeft zowel de zaal- als catalogusteksten in Adlib opgenomen. Dit gebeurt omdat het museum haar data aan twee harvesters aanbiedt, de Collectiewijzer en ED*IT. Het zoeken van oplossingen voor het aanbieden van de data aan twee harvesters kost extra tijd. Financiële investeringen waren niet nodig omdat Adlib ook de data van het museum host.

Terug naar boven
______________________________________________________________________________

3. DIGITALISERING, ORGANISATIE EN PROJECTEN

Hoe is de afdeling Documentatie & Fotografie georganiseerd?
Documentatie & Fotografie valt onder de afdeling Collectie. We zijn verantwoordelijk voor de registratie, documentatie en fotografie van onze collectie. Daarnaast beheren we de bibliotheek, de tentoonstellingsdocumentatie en het collectiearchief. We zijn het geheugen van het museum.

En hoe is het digitaliseren en catalogiseren georganiseerd?
Naast de registrator voor de aanwinsten zijn er drie documentalisten. Het digitaliseren van de aanwinsten is helemaal in onze workflow opgenomen. De registrator geeft het nummer en voert de basisregistratievelden in, de depotmedewerkers kennen een standplaats toe. Vervolgens maakt ofwel de registrator ofwel onze fotograaf een digitale afbeelding van het object. Contextuele informatie wordt door de conservatoren aangeleverd, de documentalisten voeren de literatuurreferenties in. Naast het fotograferen van de collectie doet onze fotograaf ook reportages voor evenementen en tentoonstellingen. Als teamleider zorg ik ervoor dat alles op elkaar is afgestemd. Daarnaast ben ik ook de databeheerder. Voor het applicatiebeheer huren we derden in.

We werken ook aan het verrijken van de collectie-informatie. Zo werkt nu iemand voor het project Herkomst Helder van de Museumvereniging, over de herkomstgeschiedenis van de collectie. Maar op dit moment is het voorbereiden van de verhuizing naar een nieuw depot ons belangrijkste project.

In het beheer van de collectie speelt Adlib een centrale rol. Omdat van ieder object de basisgegevens in de database zijn geregistreerd, kunnen we elk object volgen. Standplaatswijzigingen, transporten en bruiklenen handelen we in Adlib af. Adlib gebruiken we ook als publicatiesysteem, we hebben bijvoorbeeld een paar papieren bestandscatalogi vanuit Adlib gepubliceerd. En onze collectie online heeft de collectiedatabase als basis.

Welk deel van jullie collectie staat online?
We hebben er voor gekozen om met onze hele collectie online te gaan, al is nog niet alles gedocumenteerd en hebben nog niet alle objecten een goede kleurenfoto. De database is dus een work-in-progress. We voegen voortdurend afbeeldingen en gegevens toe, of wijzigen deze. We nodigen de bezoekers van de site uit om hierbij te helpen, ze kunnen opmerkingen en suggesties bij een object zetten. Deze reacties gebruiken de documentalisten weer om de informatie te verbeteren. De database wordt nu om de twee weken geactualiseerd.

Welke licentie geven jullie mee aan de collectie?
We bieden de data en de afbeeldingen aan onder de Creative Commons Attribution-Share Alike licentie. Dat houdt in dat iedereen onze data mag gebruiken en hergebruiken, op voorwaarde van naamsvermelding. Oók voor commerciële doeleinden. Als iemand met onze collectie een kalender wil maken, dan kan dat dus. Je mag het kopiëren, verwerken en doorgeven, en je mag de afbeeldingen zelfs bewerken.

Hebben jullie veel digitale samenwerkingsprojecten?
Vanaf het moment dat we met onze collectie online zijn gegaan konden we aansluiten bij digitale samenwerkingsprojecten. Dan hebben we dan ook voluit gedaan, want we willen onze kennis en collectiedata zoveel mogelijk delen. Voor alle projecten geldt dat er een deeplink blijft naar onze collectiedatabase. We doen mee met een onderzoek voor semantisch zoeken met de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). We zijn onder andere aangesloten bij AdamNet, de digitale bibliotheek van Amsterdam, en de website overmigrantenerfgoed van het IISG, het Internationale Instituut voor Sociale Geschiedenis. Eerder deden we al mee aan het Geheugen van Nederland, waar we met onze Luyken-collectie in zitten. Het Geheugen van Nederland heeft ook meebetaald aan het digitaliseren daarvan. Dan zijn we vorig jaar onder andere opgenomen in Oneindig Noord-Holland van de provincie Noord Holland. We werken ook aan het beschikbaar maken van gegevens voor het onderwijsplatform ED*IT, een project van Beeld en Geluid voor onderwijzers en docenten. Onze data zijn daarin sinds maart dit jaar opgenomen. Dan zijn er ook nog andere projecten waaraan we meewerken. En natuurlijk nog Wikipedia!

Hoezo Wikipedia?
Bij de tiende verjaardag van Wikipedia in januari dit jaar hebben we onze collectie symbolisch aan Wikipedia aangeboden. Ik werk nu met de mensen van Wikipedia om onze data er goed in te krijgen. Onze afbeeldingen komen met bepaalde metadata inWikimedia Commons, de centrale bron van Wikipedia.

Hoe verloopt de organisatie met Wikipedia?
Bij Wikipedia werken alleen vrijwilligers, die naast Wikipedia ergens anders in loondienst werken. Het duurt daarom wat langer om alle data te verwerken. We doen niet alles in een keer, maar we uploaden de afbeeldingen met de metadata per deelcollectie. Daarbij gaat het niet alleen om onze topstukken, maar ook om kleinere deelcollecties. We hebben bijvoorbeeld een bijzondere penningencollectie met mooie afbeeldingen, maar we hebben nooit de tijd gehad om die op een goede manier te ontsluiten. Ik kan me voorstellen dat als deze afbeeldingen op Wikipedia staan, specialisten daar gegevens aan gaan toevoegen. Als databeheerder zou ik die gegevens als user generated content op de een of andere manier wel weer terug willen krijgen. Hoe dat moet gaan we onderzoeken.

Omdat er bij Wikipedia een menselijke slag tussenzit, is het wat ingewikkelder dan het aanbieden van onze collectie aan de Digitale Museale Collectie Nederland. Daarin blijft altijd een directe link naar onze afbeelding op de server. Maar bij Wikipedia trekken ze de afbeeldingen met de metadata eenmalig in Wikimedia. Uiteraard is er ook daar wel weer een deeplink naar onze collectie online.

Het interessante vind ik dat er via Wikipedia heel veel mensen met onze gegevens aan de slag kunnen gaan. Dat kan natuurlijk bij onze collectie online ook, maar Wikipedia heeft een veel groter bereik. Dat vind ik heel spannend. Het is meer dan zomaar een database aanbieden. Ik kan me voorstellen dat Europeana op een gegeven moment ook iets met Wikipedia gaat doen.

Doen jullie iets met virtuele exposities?
We hebben daar eerder wel mee geëxperimenteerd, zoals bij onze tentoonstellingen Ruigoord en Hoerengracht. We streven ernaar dat bij elke tentoonstelling ook een webactiviteit is. Ons project Buurtwinkels is daarvan een mooi voorbeeld. Op die site kunnen buurtwinkelverhalen worden verteld en ook objecten worden toegevoegd. We doen verder mee met het project de Museumtour, die we ook wel Tentoonstelling gemist noemen: als je een tentoonstelling hebt gemist, kun je deze nog virtueel zien. Als eerste hebben we een rondgang door Museum Willet Holthuysen gemaakt. En we gaan naar buiten! Vanaf midden dit jaar hebben we de semipermanente presentatie Amsterdam DNA, waarin we de geschiedenis van Amsterdam vertellen. In combinatie met deze tentoonstelling ontwikkelen we routes voor smartphones, waarmee je je buiten het museum op een leuke en interactieve manier de tentoonstelling kunt verdiepen.

Is jullie collectie ook in het Engels beschreven?
Een deel van de objecten hebben Engelse titels en Engelse teksten. Maar de trefwoorden zijn nog alleen in het Nederlands. Met één registrator en drie documentalisten is het nu niet haalbaar om meer te doen.

Terug naar boven
______________________________________________________________________________

4. MEEDOEN AAN EUROPEANA

Staat jullie collectie al op Europeana?
Onze data staan klaar in de Digitale Museale Collectie Nederland, vanwaar ze worden opgenomen in Europeana. Dat is nu nog niet gebeurd , omdat de rechten van de collecties van instellingen nog niet goed zijn geregeld. Als je collectie in de Digitale Museale Collectie Nederland staat, staat deze dus nog niet vanzelf ook in Europeana. Maar wat ons betreft kan dat snel gebeuren. Overigens staat onze Luyken-collectie via het Geheugen van Nederland al wel in Europeana.

Jullie hebben de rechten voor Europeana dus wel al georganiseerd?
We hebben een voornamelijk historische collectie, waarvan we de rechten hebben. Maar van een deel van de objecten hebben we die rechten nog niet. Dat gaat om werken waarvan de maker nog leeft of nog niet langer dan zeventig jaar dood is. We zijn bezig om die rechten te regelen en nemen hiervoor contact op met de makers of de nabestaanden. De werken waarvan we de rechten nog niet hebben, tonen we natuurlijk nog niet, die komen in een later stadium in Europeana.

Het Amsterdam Museum is vooral voor Amsterdammers. Waarom dan ook Europeana?
De collectie van de stad Amsterdam bevat deelcollecties die ook van internationaal belang zijn. Zowel van kunsthistorisch als historisch belang. Bijvoorbeeld de collectie schuttersstukken uit de 16e en 17e eeuw en de tekeningen uit de Fodor collectie. We hebben ook de grootste Luyken-collectie ter wereld: tekeningen, prenten en boeken van Jan en Casper Luyken. En ga zo maar door. We vinden het belangrijk dat iedereen van waar ook ter wereld die deelcollecties kan vinden én kan gebruiken. We zeggen: hier zijn de data, hier zijn de afbeeldingen, gebruik ze, hergebruik ze! Verder hopen we ook te kunnen profiteren van de technologische en inhoudelijke tools die Europeana ontwikkelt voor het digitaal ontsluiten van collecties.

Telde ook het kunnen presenteren van de collectie in samenhang mee?
Ja, dat is alleen maar verrijkend! Voor een onderzoeker is het natuurlijk reuze handig dat als je zoekt op bijvoorbeeld Van der Helst, dat je dan alles krijgt wat er van hem in Europa is te vinden. Dat is het mooie van Europeana, al zijn we nog niet zover. Toch kom ik nu al als Van der Helst-onderzoeker dingen op Europeana tegen die me verrassen. In Europeana zijn er bijvoorbeeld veel kleinere Franse musea ontsloten die 17e eeuwse portretten in bezit hebben, die ik nog niet kende.

Wat verwacht je van Europeana?
Ik verwacht hetzelfde als toen we met de hele collectie online gingen. Dus meer vragen over de collectie, maar ook meer fotobestellingen en bruikleenaanvragen. Dat zie je goed aan onze Luyken-collectie. Deze was redelijk onbekend totdat wij online gingen. Nu zien we dat Luyken-prenten meer voor onderzoek en tentoonstellingen worden gebruikt. Je ziet het ook terug in onze fotobestellingen, foto’s van Luyken prenten worden meer aangevraagd dan van voor we online gingen. En ik hoop natuurlijk dat we nog zichtbaarder worden, ook juist met die kleine pareltjes in onze collectie!

Verder hoop ik dat er een oplossing komt voor het rechtenprobleem, zodat ook recentere werken een plek kunnen krijgen. Voor een project met de omvang van Europeana zou dat juridisch toch haalbaar moeten zijn!

Terug naar boven
______________________________________________________________________________

5. ROUTE NAAR EUROPEANA

Hoe doen jullie mee aan Europeana?
We doen via twee wegen mee aan Europeana. Zowel via de Digitale Collectie Nederlandvanaf waar Europeana onze data straks harvest, als via een onderzoekproject van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). De VU gebruikt onze gegevens om te experimenteren met open data en semantisch zoeken. Een jaar geleden heeft de VU een export gemaakt met onze data, en die gebruiken ze voor dat experiment. Ik weet nu nog niet hoe die twee wegen straks gaan samenkomen, daar ben ik wel benieuwd naar.

Wat houdt dat onderzoeksproject voor semantisch zoeken van de VU in?
De VU gebruikt onze data in verschillende CATCH-projecten voor semantisch zoeken. Bij het semantisch ofwel betekenisvol zoeken gaat het er onder andere om dat je beter en preciezer antwoord krijgt op je vragen. Een van de middelen om dat te bereiken is het linken van data. De VU heeft onlangs een Linked Open dataset volgens het Europeana datamodel gemaakt van onze data, die sinds kort online staat. Het gaat nu nog alleen om onze dataset en deze is nog niet veel gelinkt. Pas als er meerdere datasets aan elkaar worden gelinkt, kun je zien of en hoe het werkt.

Was jullie collectie al beschreven volgens de basisvoorwaarden voor het digitaliseren van erfgoed, de BASIS?
Onze registratie in Adlib voldoet op zich aan de BASIS, al blijkt in de praktijk dat dat nog niet helemaal geldt. Zo zijn onze url’s op dit moment nog niet ‘eeuwig’ persistent. Je kunt dan denken ‘we moeten dat eerst oplossen voordat we online gaan’, maar dat ben je zo weer een jaar verder. Dus zijn we vorig jaar toch online gegaan. Binnenkort hebben we wel permanente links en dan zullen we er uiteraard voor zorgen dat de oude links hiernaar doorlinken. De permanente url’s zullen iets zijn als id.amsterdammuseum.nl/collection/12345. Het nummer is dan het door Adlib gegenereerde unieke nummer van het object. Aan alle andere voorwaarden van de BASIS voldoen we wel.

Hoe verloopt zo’n proces om je bestanden klaar te maken voor Europeana?
Micon Schorsij van de Collectiewijzer heeft ons eerst verteld wat ze precies van ons nodig hebben. Dat zijn naast de Dublin Core-velden nog speciaal voor Europeana toegevoegde velden. Ik heb daarop onze datastructuur naast die van de door de Collectiewijzer gewenste gelegd. Aan de hand daarvan hebben we de mapping bepaald. In totaal waren we hiermee ongeveer twee uur kwijt.

Onze database wordt door Adlib gehost en ook het OAI-harvesten wordt van daaruit gedaan. Daar heb ik dus niet veel omkijken naar. Ik moest wel het OAI-configuratiebestand aanpassen. In dat bestand staat welke velden moeten worden geharvest naar de Digitale Museale Collectie Nederland.

Als aggregator maakt de Collectiewijzer de slag naar ESE, dat hoeven wij niet te doen. Als de configuratiebestanden klaar zijn en de OAI-server goed is ingesteld, dan kan de Collectiewijzer harvesten. Aan de Europeanakant zal vervolgens de Digitale Museale Collectie Nederland weer worden geharvest.

Welke aanpassingen in de mapping waren nodig?
Er zijn twee configuratiebestanden, de een regelt de instellingen van de harvester. Dat bestand wordt door Adlib ingericht en beheerd. In het andere bestand staat welke velden moeten worden geharvest en in welk formaat. Dat bestand beheer ik. Daarin staat bijvoorbeeld dat het Adlibveld ‘vervaardiger’ naar het Dublin Core veld ‘maker’ moet. Het meeste is standaard. Maar wij vullen sommige velden extra in. Zo gebruiken we het veld ‘hoofdmotief algemeen’ heel vaak en dat heb ik naar het veld ‘subject’ gemapt. Net als het veld ‘afgebeeld onderwerp’.

Verder hebben we veel context. Niet alleen met extra trefwoordenvelden, maar ook met teksten. Adlib is bij ons aangepast, zodat we ook de zaalteksten en catalogusteksten uit onze bestandscatalogi kunnen opnemen. Omdat die teksten ook in Digitale Museale Collectie Nederland te kunnen zien, hebben we ze onlangs ook gemapt naar het Dublin Core veld ‘description’, al is dit niet helemaal juist. Ik weet nog niet hoe dat eruit gaat zien in de Collectiewijzer. Binnenkort wordt er weer geharvest, dan zitten die teksten er wel bij. We proberen het uit, als het nodig is passen we het weer aan.

De zaalteksten hebben we opgenomen naast de catalogusteksten, omdat onze data sinds kort ook worden geharvest door het onderwijsplatform ED*IT. ED*IT wil juist de zaalteksten graag hebben, zodat onderwijzers en docenten deze in hun lessen kunnen hergebruiken. Terwijl Europeana niet zit te wachten op allerlei teksten die eenzelfde soort content bevatten. Dat soort keuzen moet je goed overwegen.

Terug naar boven
______________________________________________________________________________

6. INVESTERINGEN IN TIJD EN GELD, TOEKOMST

Wat waren de struikelblokken?
In het begin kwamen er foutmeldingen op het harvesten door de Collectiewijzer. Er bleek nog een index op een datumveld te ontbreken, en die was nodig om goed te kunnen harvesten. Het duurde even voordat we dat boven water hadden, daardoor duurde het langer. Maar dat is nu in Adlib aangepast, volgende Adlib-gebruikers hebben die foutmelding dus niet meer. Ook met het onderwijsplatform ED*IT hadden we zulke opstartproblemen.

Voor mij is het het meest ingewikkelde om oplossingen voor de mapping te vinden die voor beide harvesters gelden, ik wil natuurlijk voorkomen dat ik voor de Collectiewijzer en ED*IT aparte configuraties moet maken. Maar dat maakt het ook weer interessant. Ik heb er veel van geleerd. Als je een standaard gebruiker bent, dan vallen de velden 1-op-1 te mappen en is het minder ingewikkeld.

Hoeveel tijd heeft het je gekost?
Los van die dubbelingen door verschillende soorten teksten is het niet ingewikkeld. De tijdinvestering was voor mij minimaal, ik ben er alles bij elkaar hooguit een paar dagen mee bezig geweest. In ons informatiebeleidsplan staat trouwens dat we onze data beschikbaar stellen en onze kennis delen met mogelijke partners. Dus meewerken aan Europeana spreekt voor ons voor zich, het is onderdeel van het bestaande beleid.

Wat waren de financiële investeringen?
Wij hebben onze data al bij Adlib staan. Bij het hosten van de database hoort ook het inrichten van de server als OAI-server. Dus dat heeft ons niks extra gekost, dat is natuurlijk het prettige van het hosten bij je databaseleverancier. Ik kan me voorstellen dat als je je data ergens anders hebt staan, dat je dan extra kosten kwijt bent om de server als OAI-server te laten inrichten.

Hoe zie je jullie toekomst op Europeana?
Dan kom ik op een van mijn stokpaardjes. Nu wordt onze database geharvest door de Collectiewijzer via die OAI-server, de data worden periodiek binnengehaald in een database die wordt ‘bevraagd’. Maar ik zou het liefste zien dat onze database direct wordt bevraagd, dat kan via een API (Application Program Interface). Dan heb je altijd de meest actuele gegevens. Daarvoor is het nu nog te vroeg, maar ik roep het wel alvast.

Nog tips voor instellingen die nog niet meedoen aan Europeana?
Ik raad andere instellingen zeker aan mee te doen! Een groot Europees collectiebestand lijkt me prachtig. En als je volledige collectie al in Adlib staat en je het configuratiebestand hebt aangepast, dan hoef je het alleen maar aan te bieden zodat het kan worden geharvest. Dan is meedoen aan Europeana een fluitje van een cent.

Terug naar boven